Tu información jurídica merece reglas claras.

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Responsable del tratamiento

Para los datos personales respecto de los cuales decide directamente las finalidades y medios de tratamiento, el Responsable es:

Mi Despacho forma parte del ecosistema DELTADESK Nuvex. Las consultas, solicitudes, reclamos o ejercicios de derechos relacionados con protección de datos personales pueden presentarse por cualquiera de los dos canales formales anteriores.

La Ventanilla Virtual de Nuvex funciona como canal electrónico de radicación y permite conservar la trazabilidad de la solicitud presentada.

02

Marco normativo

Esta Política se aplica de conformidad principalmente con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que adicionen, modifiquen, desarrollen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales.

Cuando por la ubicación del titular, la operación del servicio o una obligación contractual resulte aplicable otra regulación de protección de datos, DELTADESK adoptará las medidas correspondientes.

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Los diferentes roles frente a los datos

DELTADESK como Responsable

DELTADESK actúa como Responsable respecto de la información necesaria para administrar directamente la relación con sus usuarios, incluyendo datos de registro y cuenta, información de contacto, suscripción y facturación, autenticación y seguridad, comunicaciones con soporte, registros necesarios para proteger y operar la plataforma e información comercial suministrada directamente a DELTADESK.

DELTADESK como Encargado

Cuando un abogado o despacho incorpora a Mi Despacho información de clientes, contrapartes, apoderados, empleados, testigos, funcionarios, intervinientes u otros terceros como parte de la gestión de un asunto jurídico, el abogado o despacho determina ordinariamente la finalidad de ese tratamiento.

En esos casos, DELTADESK actúa como proveedor tecnológico y, cuando jurídicamente corresponda, como Encargado del Tratamiento por cuenta del abogado o despacho. El usuario deberá contar con las autorizaciones, fundamentos jurídicos y demás condiciones necesarias para incorporar y tratar esa información.

Si un titular presenta directamente ante DELTADESK una solicitud relacionada exclusivamente con información que un despacho administra como Responsable, DELTADESK podrá trasladar la solicitud al correspondiente despacho para que sea atendida conforme a la legislación aplicable.

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Información que podemos tratar

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, Mi Despacho puede tratar las siguientes categorías de información. No todas se recopilan en todos los casos.

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Finalidades

La información podrá ser tratada para:

1. Crear y administrar cuentas y suscripciones.
2. Autenticar usuarios y proteger el acceso.
3. Prestar las funcionalidades contratadas.
4. Registrar y organizar expedientes, documentos, actuaciones, tareas y demás información gestionada por el usuario.
5. Habilitar colaboración entre integrantes autorizados de un mismo despacho.
6. Procesar solicitudes expresas realizadas mediante funciones de inteligencia artificial.
7. Generar alertas, comunicaciones y notificaciones propias del servicio.
8. Prestar soporte técnico y funcional.
9. Atender las solicitudes de acceso anticipado y contactar a quienes las presenten.
10. Prevenir abuso, accesos no autorizados, fraude y otros incidentes de seguridad.
11. Generar registros técnicos, de seguridad y auditoría.
12. Mantener, diagnosticar y mejorar la estabilidad y funcionamiento técnico de la plataforma.
13. Gestionar facturación, pagos y relación contractual.
14. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, administrativas o judiciales.
15. Proteger los derechos de DELTADESK, sus usuarios y terceros.

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Información jurídica confidencial y secreto profesional

Mi Despacho está diseñado para ser utilizado en actividades jurídicas en las que puede existir información sometida a deberes profesionales de reserva.

DELTADESK trata el contenido almacenado en los espacios privados del usuario como información confidencial y limita su tratamiento a las actividades estrictamente necesarias para prestar, proteger y soportar el servicio o cumplir obligaciones legales aplicables.

La utilización de Mi Despacho no transfiere a DELTADESK la propiedad, titularidad ni control sobre los documentos, estrategias, observaciones, análisis, borradores, comunicaciones o demás contenido jurídico incorporado por el usuario.

El abogado o despacho continúa siendo responsable del cumplimiento de sus deberes profesionales, éticos y legales, incluido el secreto profesional cuando resulte aplicable.

07

Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

La creación ordinaria de una cuenta de Mi Despacho no requiere suministrar datos sensibles. No obstante, por la naturaleza de los procesos jurídicos, los expedientes administrados por los usuarios pueden contener información sensible o información relativa a niños, niñas y adolescentes.

Cuando el usuario incorpore esta clase de información deberá hacerlo únicamente cuando cuente con fundamento jurídico suficiente y resulte necesaria para la gestión correspondiente. DELTADESK tratará dicha información como parte del servicio y bajo las restricciones de acceso aplicables al expediente.

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Inteligencia artificial

Mi Despacho puede incorporar funcionalidades de inteligencia artificial para organizar, estructurar, consultar, relacionar o generar información a partir de documentos y actuaciones. Estas herramientas constituyen mecanismos de asistencia tecnológica y no sustituyen el criterio profesional del abogado.

Cuando el usuario decida utilizar una función de inteligencia artificial:

• se procesará únicamente la información necesaria para atender la solicitud correspondiente;
• la información será utilizada para producir el resultado solicitado por el usuario dentro de Mi Despacho;
• podrá intervenir infraestructura o un proveedor tecnológico de inteligencia artificial cuando sea necesario para ejecutar la funcionalidad;
• dichos proveedores actuarán únicamente dentro del flujo tecnológico necesario para prestar la funcionalidad correspondiente;
• se conservarán los controles de acceso y contexto asociados a la suscripción;
• los resultados producidos por inteligencia artificial deberán ser revisados por el usuario antes de utilizarse para adoptar decisiones profesionales.

El uso de inteligencia artificial dentro de Mi Despacho constituye procesamiento de información para atender una solicitud del usuario, no una cesión de la información ni una autorización para reutilizarla.

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Almacenamiento de documentos

La ubicación y modalidad de almacenamiento puede variar según el plan contratado y las integraciones efectivamente disponibles para el usuario.

Cuando los archivos sean almacenados mediante infraestructura administrada por Mi Despacho, la plataforma utilizará los proveedores de almacenamiento habilitados para el servicio y aplicará controles de acceso asociados a la suscripción correspondiente.

Cuando el usuario conecte voluntariamente una integración externa que se encuentre habilitada, también serán aplicables las condiciones de privacidad y seguridad del proveedor seleccionado.

Las credenciales o secretos técnicos utilizados para integraciones no se tratan como contenido ordinario del expediente y se gestionan mediante mecanismos destinados específicamente a la protección de secretos.

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Seguridad de la información

DELTADESK aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Dependiendo del componente y de la modalidad del servicio, estas medidas pueden incluir:

• separación lógica de información por suscripción;
• validación del contexto de la organización en operaciones sobre información multiusuario;
• mecanismos de autenticación y gestión de sesiones;
• controles de roles y permisos;
• restricciones de acceso a funcionalidades y recursos;
• comunicaciones mediante canales seguros;
• protección especializada de credenciales y secretos;
• registros técnicos y mecanismos de auditoría;
• controles contra determinadas solicitudes maliciosas y abuso del servicio;
• pruebas, revisiones y procesos de auditoría de seguridad;
• procedimientos de corrección y gestión de vulnerabilidades.

El acceso interno a información de usuarios se limita a los casos en los que resulte necesario para la prestación del servicio, soporte autorizado, investigación de incidentes, seguridad o cumplimiento de obligaciones legales.

Ningún sistema informático puede garantizar riesgo cero. DELTADESK revisa y actualiza sus controles de acuerdo con la evolución técnica del servicio y los riesgos razonablemente identificados.

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Proveedores y subencargados

Para operar Mi Despacho pueden intervenir proveedores especializados en servicios tales como infraestructura, almacenamiento, correo electrónico, comunicaciones, pagos, monitoreo o inteligencia artificial.

Estos proveedores solo podrán tratar la información necesaria para prestar el servicio tecnológico correspondiente. La intervención de un proveedor no le otorga derechos para utilizar la información del usuario con fines propios, publicitarios, comerciales o de entrenamiento de modelos.

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Transferencias y transmisiones de información

Algunos proveedores tecnológicos pueden encontrarse fuera de Colombia o utilizar infraestructura distribuida internacionalmente.

Cuando se produzca una transferencia o transmisión nacional o internacional de datos personales, DELTADESK adoptará las medidas jurídicas y contractuales exigibles conforme a la legislación aplicable.

En los eventos en que DELTADESK actúe como Encargado frente a información incorporada por un despacho, el tratamiento se realizará dentro de las finalidades asociadas a la prestación del servicio.

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No comercialización ni reutilización de información

DELTADESK no vende bases de datos personales de sus usuarios. La información de los expedientes no se utiliza para construir perfiles publicitarios ni se comercializa con terceros.

Los terceros que intervengan técnicamente en la prestación del servicio no adquieren por esa circunstancia derechos independientes sobre la información.

La información jurídica, documental, estratégica o confidencial incorporada por el usuario:

• no se vende;
• no se licencia a terceros;
• no se utiliza con fines publicitarios;
• no se utiliza para perfilamiento comercial;
• no se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial;
• no se utiliza para crear conjuntos de datos;
• no se reutiliza para desarrollar productos ajenos al servicio contratado.

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Cookies, almacenamiento local y analítica

El sitio web puede utilizar tecnologías técnicas necesarias para mantener preferencias y funcionamiento básico.

Cuando se utilicen tecnologías no esenciales para analítica u otras finalidades que requieran consentimiento, se proporcionarán mecanismos adecuados para aceptar o rechazar su utilización cuando la legislación aplicable así lo requiera.

Las preferencias de privacidad seleccionadas por el visitante podrán almacenarse localmente en su dispositivo para recordar su elección.

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Conservación

La información se conservará durante el tiempo necesario para:

• mantener activa la cuenta y prestar los servicios contratados;
• cumplir las finalidades informadas;
• satisfacer obligaciones legales o contractuales;
• atender reclamaciones;
• preservar registros que deban mantenerse por razones de seguridad o auditoría.

Una vez desaparezca la finalidad que justificó el tratamiento y no exista una obligación que exija su conservación, la información será eliminada, anonimizada o sometida al procedimiento aplicable para su disposición.

Las condiciones particulares relacionadas con exportación y eliminación del contenido del despacho al finalizar una suscripción podrán desarrollarse adicionalmente en los Términos de Uso y en las condiciones del plan contratado.

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Derechos de los titulares

Cuando DELTADESK actúe como Responsable, el titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, incluyendo:

• conocer los datos personales objeto de tratamiento;
• solicitar su actualización o rectificación;
• solicitar prueba de la autorización cuando resulte aplicable;
• conocer el uso dado a su información;
• presentar consultas y reclamos;
• solicitar la supresión del dato cuando sea procedente;
• revocar la autorización cuando legalmente corresponda;
• acceder gratuitamente a sus datos personales;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable o Encargado.

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Canales para consultas y ejercicio de derechos

Las consultas, solicitudes o comunicaciones relacionadas con datos personales podrán presentarse a través de cualquiera de los siguientes canales:

La Ventanilla Virtual constituye un canal electrónico de radicación de DELTADESK y permite presentar la solicitud y conservar su correspondiente trazabilidad. La persona podrá utilizar cualquiera de los dos mecanismos.

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al titular y la información respecto de la cual se formula la consulta. Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana.

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Reclamos, corrección, actualización o supresión

El titular o su representante podrá presentar un reclamo cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando considere que se ha incumplido alguna obligación relacionada con el tratamiento.

El reclamo podrá presentarse a través de pqrsd@deltadesk.co o mediante la Ventanilla Virtual de Nuvex.

El reclamo deberá contener, cuando resulte aplicable:

• identificación del titular;
• descripción de los hechos;
• información de contacto para recibir respuesta;
• identificación de la información objeto del reclamo;
• documentos que se pretendan hacer valer.

Los reclamos se tramitarán dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

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Solicitudes de autoridades

DELTADESK podrá suministrar información cuando exista una obligación legal, orden judicial o requerimiento válido de una autoridad competente.

Cuando resulte jurídicamente permitido, se procurará limitar cualquier entrega a la información específicamente requerida.

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Cambios a esta Política

Esta Política podrá actualizarse para reflejar cambios normativos, modificaciones operativas o cambios en las funcionalidades de Mi Despacho.

La versión vigente estará disponible permanentemente en el sitio web de Mi Despacho.

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Vigencia

Esta Política entra en vigor el 11 de septiembre de 2026.

Las bases de datos y tratamientos comprendidos en ella permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas, la relación con los usuarios o las obligaciones legales, contractuales, de seguridad o de responsabilidad que justifiquen su conservación.

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Contacto para privacidad y protección de datos